Cette page explique quelles données personnelles Clane collecte, pourquoi, combien de temps elles sont gardées et quels sont vos droits. Elle s'applique au site clane.fr, au portail web et à l'application mobile Clane.
En bref
- Clane est un logiciel de gestion des contrats et des entretiens pour les professionnels du génie climatique.
- Nous collectons uniquement ce qui sert à faire fonctionner le service : votre compte, votre entreprise, votre abonnement.
- Les données des clients de nos clients (particuliers, entreprises chez qui les entretiens sont réalisés) sont saisies par les professionnels qui utilisent Clane. Pour ces données, c'est l'entreprise qui vous suit qui décide, et Clane agit pour son compte (voir Vous êtes client d'un professionnel qui utilise Clane).
- Aucune publicité, aucune revente de données, aucun outil de mesure d'audience.
- Vos données sont hébergées dans l'Union européenne (Allemagne et France).
1. Qui est responsable de vos données ?
Clane SAS, 92 route de Lattes, B11, 34430 Saint-Jean-de-Védas, France.
Pour toute question sur vos données ou pour exercer vos droits : contact@clane.fr.
Clane n'a pas désigné de délégué à la protection des données (DPO), cette désignation n'étant pas obligatoire pour son activité.
2. Deux situations différentes
Clane est responsable du traitement pour les données de ses utilisateurs : les personnes qui créent un compte (dirigeants, techniciens, salariés) et les entreprises abonnées. C'est l'objet principal de cette page.
Clane est sous-traitant pour les données que les entreprises abonnées saisissent sur leurs propres clients : identité, coordonnées, adresses d'intervention, équipements, contrats, fiches d'entretien et signatures. L'entreprise abonnée est responsable de ces données. Clane les traite uniquement sur ses instructions, dans le cadre d'un accord de sous-traitance conforme à l'article 28 du RGPD.
3. Les données que nous collectons
| Qui | Données | Comment |
|---|---|---|
| Tout utilisateur | Nom, prénom, email, téléphone, année de début d'activité, mot de passe (stocké chiffré, jamais lisible) | Saisies à l'inscription |
| Utilisateur technicien | Signature manuscrite (tracé enregistré sous forme de coordonnées) | Saisie avant le premier dépôt de contrat ou d'entretien |
| Entreprise abonnée | Nom, SIRET, email, téléphone, adresse, logo, grille de prix | Saisies par le dirigeant |
| Entreprise abonnée | Abonnement souscrit, historique de facturation, type et 4 derniers chiffres du moyen de paiement | Transmis par notre prestataire de paiement Stripe |
| Données techniques | Adresse IP et navigateur (portail web), jeton de connexion (application), identifiant de l'appareil pour les notifications, journaux d'erreurs | Générées automatiquement par l'utilisation du service |
Les données de carte bancaire complètes ne transitent jamais par nos serveurs : elles sont saisies directement chez Stripe.
À partir des contrats et entretiens enregistrés, Clane calcule pour le dirigeant des indicateurs d'activité (chiffre d'affaires, nombre de contrats signés par technicien). Ces indicateurs sont calculés à la demande et ne sont pas stockés.
4. Pourquoi nous les utilisons
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Créer et gérer votre compte, vous authentifier | Exécution des conditions d'utilisation |
| Rattacher un utilisateur à une entreprise et gérer les rôles | Exécution des conditions d'utilisation |
| Fournir le service : contrats, entretiens, rappels, génération des documents PDF, synchronisation hors ligne | Exécution du contrat d'abonnement |
| Apposer la signature du technicien sur les documents qu'il établit | Exécution du contrat d'abonnement |
| Gérer l'abonnement, la facturation et les paiements | Exécution du contrat d'abonnement |
| Conserver la preuve de l'acceptation des CGU et des CGV (version et date) | Intérêt légitime de Clane à pouvoir établir les conditions acceptées |
| Conserver les factures et pièces comptables | Obligation légale (article L. 123-22 du Code de commerce) |
| Envoyer les emails de service (vérification d'adresse, changement de mot de passe, informations sur l'abonnement) | Exécution du contrat |
| Envoyer des notifications push dans l'application | Votre accord, donné dans les réglages de votre téléphone |
| Assurer la sécurité du service, corriger les erreurs | Intérêt légitime de Clane à fournir un service fiable et sécurisé |
| Gérer vos demandes et d'éventuels litiges | Intérêt légitime / obligation légale |
Clane n'envoie pas de prospection commerciale et ne prend aucune décision automatisée produisant des effets juridiques à votre égard.
Données obligatoires. Les nom, prénom, email et mot de passe sont indispensables pour créer un compte. La signature est indispensable pour déposer un contrat ou un entretien. Sans elles, le service correspondant ne peut pas être fourni.
5. Qui a accès à vos données
Au sein d'une entreprise. Quand vous rejoignez une entreprise sur Clane, son dirigeant et les personnes qu'il habilite voient votre nom, prénom, email, téléphone, année de début d'activité, votre signature et votre activité dans l'entreprise (contrats et entretiens réalisés). Votre nom et votre signature figurent sur les documents que vous établissez, remis aux clients de l'entreprise.
Nos prestataires, qui agissent uniquement sur nos instructions :
| Prestataire | Rôle | Localisation des données |
|---|---|---|
| netcup GmbH | Hébergement de l'application et de la base de données | Allemagne (Nuremberg) |
| OVH SAS | Stockage des fichiers (logos) | France (Paris) |
| Brevo (Sendinblue SAS) | Envoi des emails | Union européenne |
| Stripe Payments Europe Ltd | Paiement et facturation des abonnements | Union européenne, avec transferts possibles vers les États-Unis |
| Google (Firebase Cloud Messaging) | Acheminement des notifications push | Transferts possibles vers les États-Unis |
Outils internes. Le suivi des erreurs techniques (GlitchTip) et les sauvegardes sont hébergés sur un serveur dédié, administré par Clane et situé en France. Aucun tiers n'y a accès.
Les autorités, uniquement sur demande légale.
Clane ne vend ni ne loue vos données.
6. Transferts hors de l'Union européenne
Stripe et Google peuvent traiter certaines données aux États-Unis. Ces transferts sont encadrés par le cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework), auquel ces sociétés adhèrent, et par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
7. Combien de temps nous les gardons
| Données | Durée |
|---|---|
| Compte utilisateur | Tant que le compte est utilisé. Un compte sans connexion pendant 2 ans est supprimé, après un email de prévenance. |
| Compte supprimé par l'utilisateur | Email, téléphone et mot de passe supprimés sans délai. Le nom et la signature restent uniquement sur les documents déjà établis, tant que l'entreprise concernée les conserve. |
| Données de l'entreprise | Tant que l'entreprise existe sur Clane. Supprimées si aucun de ses membres ne s'est connecté pendant 2 ans, après un email de prévenance. En cas de suppression de l'entreprise par son dirigeant : suppression définitive sous 30 jours. |
| Preuve de l'acceptation des CGU et des CGV | Pendant la relation, puis 5 ans (délai de prescription) |
| Factures et pièces comptables | 10 ans (obligation légale) |
| Moyen de paiement (type et 4 derniers chiffres) | Pendant l'abonnement |
| Session sur le portail web | 2 heures d'inactivité, ou jusqu'à la déconnexion si vous cochez « Se souvenir de moi » |
| Connexion sur l'application | Jusqu'à la déconnexion ou la suppression du compte |
| Identifiant de notifications | Jusqu'à la déconnexion ou la suppression du compte |
| Journaux d'erreurs | [90 jours] |
| Sauvegardes | 30 jours glissants. Une donnée supprimée disparaît des sauvegardes au plus tard 30 jours après sa suppression. |
8. Sécurité
Les échanges sont chiffrés (HTTPS). Les mots de passe sont stockés sous forme chiffrée irréversible. L'accès aux données d'une entreprise est limité à ses membres. Les données sont hébergées dans l'Union européenne et sauvegardées régulièrement.
9. Cookies et traceurs
Clane n'utilise aucun cookie publicitaire ni de mesure d'audience. Les seuls cookies déposés sont indispensables au fonctionnement du portail web ; ils sont exemptés de consentement.
| Cookie | Rôle | Durée |
|---|---|---|
| Cookie de session | Vous garder connecté pendant votre navigation | 2 heures d'inactivité |
| XSRF-TOKEN | Protéger les formulaires contre les attaques | Durée de la session |
| Cookie « Se souvenir de moi » | Rester connecté entre deux visites, si vous le demandez | Jusqu'à la déconnexion |
Le paiement se fait sur une page hébergée par Stripe, qui applique sa propre politique de cookies.
10. Autorisations de l'application mobile
L'application demande :
- Caméra : pour scanner le QR code qui permet de rejoindre une entreprise. Aucune image n'est enregistrée.
- Photos : pour choisir un logo d'entreprise. Seule l'image choisie est envoyée.
- Notifications : pour vous prévenir des événements utiles à votre activité.
Vous pouvez retirer ces autorisations à tout moment dans les réglages de votre téléphone. La fonctionnalité correspondante ne sera alors plus disponible.
Pour fonctionner hors ligne, l'application garde une copie des données de votre entreprise sur votre appareil. Elle est effacée à la déconnexion.
11. Vos droits
Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité sur vos données. Vous pouvez aussi définir des directives sur le sort de vos données après votre décès.
Vous pouvez supprimer votre compte à tout moment depuis l'application, ou écrire à contact@clane.fr. Nous répondons dans un délai d'un mois. Nous pouvons vous demander de justifier votre identité en cas de doute.
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL : www.cnil.fr/fr/plaintes.
Vous êtes client d'un professionnel qui utilise Clane
Si vous avez reçu un contrat, une fiche d'entretien ou un rappel par email via Clane, c'est l'entreprise qui vous suit qui a saisi vos données et qui en est responsable. Clane les héberge et envoie les emails pour son compte. Ces emails portent le nom de l'entreprise, mais partent d'une adresse Clane.
Pour exercer vos droits (accès, rectification, suppression), adressez-vous d'abord à cette entreprise. Si vous nous écrivez à contact@clane.fr, nous transmettrons votre demande à l'entreprise concernée.
12. Modifications
Cette politique peut évoluer, notamment en cas de nouvelle fonctionnalité ou de nouveau prestataire. La date de dernière mise à jour figure en haut de la page. En cas de changement important, les utilisateurs sont prévenus par email ou dans l'application.